XML Auditfile: zo maakt het onze controle efficiënter.

Als wij een jaarrekeningcontrole opstarten, dan vragen we u om een XML Auditfile. Wat is de Auditfile en wat doen we ermee? Plus: daarom wilt u dat wij uw auditfile opvragen.

Dit is het.

Allereerst wat het is. De Auditfile is een Nederlandse standaard om informatie uit een boekhoudpakket uit te wisselen. Het is een bestand met een XAF-extentie. Het is gebaseerd op XML en is door het open karakter zeer geschikt voor snelle analyses en efficiënte uitwisseling. De Auditfile bevat de belangrijkste informatie over bijvoorbeeld jouw grootboekrekeningschema, relaties (debiteuren en crediteuren) en mutaties (journal entries). Documenten worden niet meegestuurd: zo zien we bijvoorbeeld wel een inkoopboeking voor bijv. Google Ads, met een bedrag en btw-code, maar kunnen we het bijbehorende document niet inzien. Dit is een uistekende basis voor onze analyses.

Dit doen we ermee.

Dan wat we ermee doen. Het krachtige aan de auditfile is dat het een standaard is. Dat klinkt heel logisch… maar in een verdeeld (Cloud)landschap met tientallen aanbieders, is het heel prettig om één startpunt van analyses te hebben. We kunnen daarmee veel ‘traditionele’ werkstappen, zowel vóór als tijdens de audit, automatiseren. Soms met standaardanalyses, en soms met maatwerk. Maar altijd veel efficiënter dan traditioneel.

Daarom wilt u dit.

Misschien denkt u nu: “wat maakt mij dat uit?” of “mijn vorige accountant vroeg daar nooit naar”. Wij vragen dit heel bewust. Want door één kleine extra handeling, hoeft u daarna veel minder informatie aan te leveren. Zo kunnen we bijvoorbeeld zelf grootboekkaarten genereren: dat scheelt u dus een hoop vervelend werk. En we kunnen zelf een aansluiting maken tussen uw jaarrekening en de financiële administratie, en kunnen (semi)automatisch uw bankbestanden aansluiten. Om maar een aantal voorbeelden te noemen. Dat scheelt u en ons werk, waardoor we beter en efficiënter kunnen controleren.

Auditfile aanmaken

(Bijna) elk boekhoudpakket kan auditfiles aanmaken. Ze worden namelijk ook gebruikt in de communicatie met de Belastingdienst. Vaak zit deze optie onder import/export of onder de jaarafsluiting.

Er zijn verschillende versies van Auditfiles. Kies altijd voor een XML Auditfile (“XAF” of “XML Auditfile Financieel”), en dan de nieuwste versie die uw boekhoudpakket aanbiedt. Vroeger waren er ook ‘adf’ auditfiles. Maar tegenwoordig worden die niet meer gebruikt.

De Auditfile kan vrij groot worden, vooral als u veel met imports en gedetailleerde boekingen werkt. Dat is voor ons geen probleem, maar het uploaden kan daardoor wat langer duren. Wat u desgewenst kunt doen, is er een zip-bestand van maken; dat reduceert de grootte vaak met meer dan 95%.

Heeft u meerdere administraties? Dan ontvangen we graag een auditfile van elke administratie. Sommige pakketten kunnen ook één auditfile met meerdere administraties aanmaken: dat mag natuurlijk ook! U kunt de Auditfile(s) vervolgens aanleveren via de portal die u van ons gekregen heeft.

Realtime “auditfile”

De Auditfile is handig omdat het een standaard is. Maar we willen het nóg makkelijker maken. Daarom bieden we ook onze Connector aan. Hiermee leggen we een real-time verbinding met uw cloud-boekhoudpakket (momenteel: Exact Online en Twinfield). U autoriseert ons één keer, en als we iets nodig hebben, dan halen we dat gewoon op. Als u hier interesse in heeft, neem dan even contact op met Louren van Garderen! [Email | LinkedIn]

Heeft u vragen over de auditfile – of iets heel anders? We zien uw reactie in de comments graag tegemoet, of bel of mail Louren van Garderen (IT Auditor) op 020 333 0199!

Hoi, ik ben Louren, IT Audit staff bij JOINSON&SPICE en dagelijks verantwoordelijk voor het bouwen van BI modellen, analyseren van data en het bouwen aan het accountantskantoor van de toekomst.

Leave a Reply