Accountantscontrole - Dit zijn de zes aandachtsgebieden van JOINSON&SPICE

Ondernemingen vanaf een bepaalde omvang moeten verplicht een accountantscontrole laten instellen. Geldt dat voor jouw bedrijf? Dan weet je wat dat voor je organisatie betekent aan administratieve verplichtingen. Maar bij JOINSON&SPICE doen we alles nét even anders.

Het werkveld verandert: Tech it is!

De accountancy is de afgelopen jaren van kleur veranderd. Waar voorheen de accountant een allrounder was, in staat elk bedrijf te controleren, zijn bedrijven van nu te complex. IT maakt het nog veel complexer. En niet in de laatste plaats, doordat wij accountants een beroepsgroep zijn die nou eenmaal niet bekend staan als uitmuntende vernieuwers.

Dus, tijd voor nieuwe werkvormen en een hele andere uitwisseling van gegevens. Maar vooral, een moving target waar klant en accountant gezamenlijk zoeken naar nieuwe manieren van samenwerken.

Met dat in het achterhoofd beschrijf ik de volgende zes aandachtsgebieden, à la JOINSON&SPICE.

1. Proces - Een goede accountantscontrole doen we samen

Allereerst is een goed proces van de controle niet alleen een zaak van de accountant. Een goede accountantscontrole is een flinke klus die door twee partijen, elk vanuit een eigen verantwoordelijkheid, wordt geklaard. De controle van je bedrijf wordt door onze accountants ontworpen op basis van risico’s. Dit is altijd maatwerk voor je bedrijf. Hoe beter je laat zien waar je risico’s liggen en wat het business model van je bedrijf is, hoe makkelijker wij kunnen controleren. Neem onze accountant tijdig mee in de minder alledaagse meetings, laat ons de uithoeken van je bedrijf zien en neem ons mee in je beleid.

2. Planning - Met elkaar afspraken maken

Een tweede element is de planning van de accountantscontrole. En dan bedoel ik niet zozeer dat je de weeknummers vastlegt. Dan bedoel ik veel meer in detail plannen met elkaar wat er wanneer moet gebeuren. Samen leggen we deadlines vast met betrekking tot oplevering. En belangrijk: spreek met personeelsleden van je organisatie af dat ze daadwerkelijk beschikbaar zijn - niet alleen om af en toe een vraagje te beantwoorden. Zo kunnen onze accountants doorwerken in een relatief kort tijdsbestek. Zo zorgen wij samen met jou dat er een duidelijke roadmap is van de jaarlijkse cyclus. Niet zelden verstoren de losse eindjes een goed geplande controle. Neem uitdrukkelijk de terugkoppelmomenten en eindbesprekingen mee in de planning.

3. Controleaanpak - Pre-audit en transparantie

De controleaanpak die de accountant ontwerpt is zijn verantwoordelijkheid, maar het is geen geheim. Ook al zijn er in de processtappen selecties en momenten die hij graag zelf en soms bij verrassing bepaalt; dat hoort bij het beroep. Omdat de controleaanpak niet geheim is, doe je er goed aan om die uitvoerig samen met onze accountant te bespreken aan het begin van de controle. De zogenaamde pre-audit meeting. Waarom controleert de accountant zoals hij zegt? Zijn er logischere oplossingen? Snellere methoden? Mogelijk mist onze accountant maatregelen die je zelf al uitvoert en die hij prima kan gebruiken! Leg het voor en optimaliseer zo onze samenwerking in de controleaanpak.

4. Prepared by client - Onze eigen JOINSON&SPICE portal

Een jaarlijks terugkerend fenomeen is de oplevering. Vaak wordt dit de PBC, ofwel de ‘prepared by client’ genoemd. Een lijst met op te leveren stukken. Vaak wordt hier gebruik gemaakt van een zeer uitgebreide standaardlijst voor alle verschillende posten. Hier hebben wij bij JOINSON&SPICE een eigen platform voor bedacht. 

"Wij kozen voor een gecombineerde aanpak, een standaardset als basis en ‘customizen’ deze volledig naar de klant. In opvolgende controlejaren combineren we de klantspecifieke uitvraag van eerdere jaren met feedback van de klant, onze eigen ervaring, nieuwe inzichten en vereisten uit het vak. Zo zorgen we dat we niet meer opvragen dan nodig, maar wel het vereiste inzicht krijgen.

Door je oplevering volledig te integreren met onze dossiers, kunnen we tijdens onze werkzaamheden snel aan de slag met de juiste documenten.

Onze zelfontwikkelde aanleverportal biedt ons ook de mogelijkheid om automatische controles uit te voeren op specifieke bestanden; bijvoorbeeld van banktransacties of Auditfiles. Daarnaast kunnen we in onze controlewerkzaamheden alle relevante documenten voor de jaarrekeningposten direct koppelen en zo efficiënter werken.

Met een ingebouwde comment-functie kunnen onze klanten toegankelijk vragen stellen, en kunnen wij snel reageren op aangeleverde documenten zonder het overzicht te verliezen.

Met onze eigen stukje innovatie wordt de communicatie transparanter. Je kunt zo vragen stellen, bent op de hoogte van deadlines en je kunt in de dashboards precies zien hoe het ervoor staat.

5. Evaluatie - Wat kan beter?

De stap die nogal eens wordt overgeslagen, maar van groot belang kan zijn. Hoe is de accountantscontrole verlopen? Wat kan beter? Wat was inefficiënt? Heeft onze accountant een tevreden gevoel of is hij al trekkend en duwend gekomen tot zijn oordeel? Allemaal elementen die het mogelijk maken om het jaar t+1 flink beter te doen.

6. Kosten - We maken het bespreekbaar

Door onze eigen portal worden stukken efficiënter aangeleverd, waardoor er ook tijd wordt bespaard. Bij JOINSON&SPICE geven we je inzicht in de teams en de kosten. Hoe dan ook zijn accountantscontroles niet de goedkoopste diensten. Door hun aard zal dat altijd zo blijven. Dat neemt niet weg dat in een goed en regelmatig gesprek veel is uit te wisselen. Over de gefactureerde bedragen, over de met de kosten samenhangende oplevering en over de werkwijze van je accountant

Tot slot: De toegevoegde waarde

Ik kwam eens bij een prospect die mij vol trots vertelde dat hun controle fee heel laag was. En toegegeven, ik was dat met hem eens. Maar in datzelfde gesprek gaf hij ook aan dat hij wel erg weinig had aan zijn accountant. Hij zag hen eigenlijk amper. Tja. Het is maar net wat je wilt bereiken. Wil je alleen maar een controleverklaring? Of wil je juist dat luisterend oor van een specialist? Toegevoegde waarde is moeilijk meetbaar, maar het begint wel bij gunnen. Jij gunt je bedrijf toch het beste?

Meer weten over de portal van JOINSON&SPICE?

Neem dan contact op met Gerke van Garderen, onze Technology Officer, via email of LinkedIn.

Meer weten over JOINSON&SPICE? Bekijk dan ook onze andere artikelen.