De weg naar een effectief AI-beleid in accountancy: 4 cruciale stappen

Eerder schreven we al over het belang van een goed AI-beleid, en hoe het ervoor zorgt dat jij en je collega’s kunstmatige intelligentie optimaal kunnen inzetten. Een beleid dat goed en verantwoord gebruik van AI-technologie stimuleert. Het biedt een overzicht van de beschikbare tools en de verschillende functies en geeft richtlijnen over de omgang met gevoelige informatie. Maar hoe maak je nou eigenlijk een goed AI-beleid? Gerke van Garderen, Head of Innovation bij JOINSON&SPICE doorloopt de vier cruciale stappen die jij moet nemen om een goed AI-beleid te maken.

1. Classificeren verschillende soorten informatie

Start met het classificeren van de verschillende vormen van informatie in het auditproces op mate van gevoeligheid. Hiermee creëer je een duidelijk overzicht van welke gegevens werknemers kunnen delen met de AI en welke data onderhevig zijn aan privacy. Op basis van dit overzicht kun je een goede overweging maken welke gegevens te delen met welke tool. Dit is niet onbelangrijk aangezien sommige AI-technologieën gebruikersdata bewaren en toevoegen aan hun database waar andere tools dit niet doen. 

Zo kun je er in de gevallen dat de informatie gevoelig is voor kiezen om een in-house versie van de tool te gebruiken, die draait op een apart systeem, losgekoppeld van de server. Zodat alle gedeelde informatie tussen jou en de klant blijft.

2. In kaart brengen van verschillende AI-technologieën 
Creëer een overzicht van de verschillende AI-applicaties die relevant zijn voor jouw business. Zet hierbij de functies en AI-handleidingen op een rij. Analyseer de verschillende voor- en nadelen die gepaard gaan met de implementatie van iedere tool. Dit helpt bij de overweging welke tool aansluit op welke taak en binnen welke context. Het geeft een overzicht van hoe je iedere tool optimaal kunt benutten. Zo kan bijvoorbeeld de online versie van ChatGPT worden ingezet voor specifieke tekstgerelateerde taken, terwijl een intern inzetbare versie wordt gebruikt voor vertrouwelijke rapporten. 

3. Opstellen van de matrix
Op basis van de classificering van de soorten informatie en de verschillende applicaties kun je een matrix opstellen met op de verticale as de verschillende applicaties en op de horizontale as de verschillende soorten informatie. De matrix biedt inzicht in welke informatie je met welke AI-tool kunt delen en met welk doel. Het geeft een helder beeld van de overwegingen die komen kijken bij de inzet van kunstmatige intelligentie. Hierin kun je onder meer transparantie, verantwoordingsplicht, eerlijkheid, bescherming van privacy opnemen. Zorg er intern voor dat iedere werknemer toegang heeft tot het document en dat deze expliciet wordt opgenomen in de dagelijkse workflow, zodat iedereen AI op een veilige en verantwoorde manier gebruikt.

4. Waarborgen van het beleid
Ontwikkel naast de matrix specifieke richtlijnen en procedures voor de implementatie en het beheer van AI-tools binnen je organisatie. Overweeg aspecten als gegevenskwaliteit, mitigatie van vooringenomenheid, verklaringsvermogen, robuustheid en menselijk toezicht. Bepaal rollen en verantwoordelijkheden, zorg ervoor dat wordt voldaan aan regelgeving en wettelijke vereisten en creëer systemen voor monitoring en evaluatie. Beoordeel en werk het AI-beleid regelmatig bij om gelijke tred te houden met technologische ontwikkelingen en veranderende regelgevende landschappen.

Heldere communicatie
Communiceer duidelijk naar je collega’s wat wel en niet kan. Zo zijn ze op de hoogte waar de mogelijkheden liggen, maar ook de beperkingen. Organiseer eens de zoveel tijd een bijeenkomst, waar je met iedereen doorloopt wat de ontwikkelingen zijn en of er aanpassingen doorgevoerd moeten worden in de huidige matrix.

Duidelijke communicatie en werkbare alternatieven
Duidelijke communicatie speelt een cruciale rol in het succesvol implementeren van het AI-beleid. Het bespreken van zowel de mogelijkheden als beperkingen van AI met collega's is van groot belang. Het organiseren van regelmatige bijeenkomsten over AI biedt een platform om ontwikkelingen te bespreken en eventuele aanpassingen aan het beleid te overwegen. Voor een vak waar anonimiteit van belang is, is het belangrijk dat er alternatieve opties zijn, zoals een downloadbare versie van ChatGPT die zelfstandig draait op een losgekoppeld besturingssysteem.

Met deze stappen legt de accountancysector een sterke basis voor een effectief AI-beleid dat de verantwoorde implementatie van AI-technologieën bevordert, terwijl het waarborgen van transparantie, naleving van regelgeving en bescherming van privacy hoog in het vaandel blijven staan.