UBL en facturatie; een introductie
Wellicht heeft u er al eens over gehoord: UBL. Voor sommige al heel bekend, voor anderen nog vrij nieuw. Wat is het en wat heeft u er aan?
Wat is UBL?
UBL staat voor Universal Business Language, een open standaard voor communicatie door en tussen bedrijven. Via UBL kan informatie op een gestandaardiseerde manier uitgewisseld worden. Die informatie kan verwerkt worden zonder dat daar handmatige input voor nodig is. Een UBL-bestand is opgesteld in een XML-formaat, net zoals de AuditFile en is te herkennen aan .XML als extensie van het bestand.
UBL is niet alleen facturatie. In de nieuwste versie van UBL zijn 81 standaarddocumenten opgenomen, waarvan slechts 4 voor facturatie. Andere mogelijkheden zijn bijvoorbeeld het uitwisselen van productcatalogussen, inkoop-/verkooporders en verzendstatusrapporten.
Bijvoorbeeld voor geautomatiseerde inkoopsystemen is dat ideaal; systemen kunnen dan onderling uitvinden of een product nog verkocht wordt, op voorraad is, en zo nodig bestellen – of de gebruiker informeren dat het product uitverkocht is en niet meer geleverd kan worden.
Helaas is de implementatie van deze systemen veelal nog in ontwikkeling. Voor facturatie, daarentegen, is de ondersteuning al heel breed. De meeste boekhoudpakketten ondersteunen facturatie in UBL.
Wat is het voordeel van UBL facturen?
Door facturen in UBL-formaat te sturen, is het verwerken van de facturen voor uw klanten makkelijker. Het scheelt handmatig werk en voorkomt fouten in de betaling van facturen. Bovendien is het bij facturen met meerdere artikelen erg gemakkelijk om deze op te splitsen naar de juiste items, zodat het bijhouden van voorraad en kosten per verkocht artikel steeds minder energie kost.
Hoe kan ik er gebruik van maken?
Bij het inlezen van facturen in uw boekhoudpakket kunt u, in plaats van de PDF of handmatige scan, een .XML bestand uploaden. Dat kan al in de meeste boekhoudpakketten. Het pakket herkent dan meteen de bedragen, BTW-percentages, artikels, etc., zodat u alleen de factuur nog hoeft te accorderen en betalen.
Hoe verstuur ik mijn facturen in UBL?
In de meeste boekhoudpakketten is dat een kwestie van het welbekende vinkje, ergens in de instellingen. Gelukkig leggen de meeste pakketten het zelf uit.
Hoe verstuur ik UBL in:
Wat als mijn klanten geen UBL kunnen inlezen?
Geen probleem, dan stuurt u de factuur in PDF en in UBL. Zo kan de klant zelf kiezen hoe de factuur het handigst verwerkt kan worden. Wel de voordelen voor de klanten die het willen, niet de nadelen voor de klanten die het nog niet kunnen.
Staat uw pakket er niet tussen, heeft u vragen of opmerkingen over UBL? Of een heel andere vraag? Wie zien uw reactie in de comments graag tegemoet. Liever persoonlijk contact? Neem contact op met Gerke (Technology Officer) via mail of LinkedIn, of bel ons op: 020 333 0199.
Geschreven door Gerke van Garderen, Technology Officer bij JOINSON&SPICE. Gerke werkt aan de innovatie en technische ontwikkeling van het kantoor en onze diensten. Bouwt niet alleen aan het kantoor van de toekomst, maar ook aan de dienstverlening van de toekomst.