Accountantscontrole; wat voegt het toe?! – Zes aandachtsgebieden.

Ondernemingen van bepaalde omvang hebben een verplichte accountantscontrole. Geldt dat voor u, dan weet u wat dat voor uw organisatie betekent.

Het werkveld verandert

De accountancy is de afgelopen jaren van kleur veranderd. Waar in het verleden het ‘professional judgement’ van de accountant centraal stond in de controle-aanpak is de laatste jaren meer en meer druk komen te staan op formalisering van beleid en praktijk; meer bewijsvoering simpelweg. En dat wordt gemerkt in de uitoefening van het beroep. U merkt dat ook! Maar daarover gaat dit artikel niet.

In deze blog beschrijf ik zes punten om u optimaal voor te bereiden op het bezoek van de accountants. Door deze punten aandacht te geven wordt uw controle misschien wel, misschien niet goedkoper. Maar wel beter.

1 Het proces

Allereerst is een goed proces van de controle niet alleen een zaak van uw accountant. Een goede accountantscontrole is een flinke klus die door twee partijen, elk vanuit de eigen verantwoordelijkheid, wordt geklaard. De controle van uw bedrijf wordt door uw accountant op basis van risico’s ontworpen en is altijd maatwerk voor uw bedrijf. Hoe beter u laat zien waar uw risico’s zijn en wat het business model van uw bedrijf is, hoe makkelijker uw accountant kan controleren. Neem hem mee in de minder alledaagse meetings, laat hem de uithoeken van uw bedrijf zien en leer hem mee te denken in uw beleid.

2 Planning

Een tweede element is de planning van de accountantscontrole. En dan bedoel ik niet zozeer dat u de weeknummers vastlegt. Dan bedoel ik veel meer in detail plannen met elkaar wat er wanneer moet gebeuren. Leg deadlines vast met betrekking tot oplevering, en belangrijk: spreek met de personeelsleden van uw organisatie af dat ze daadwerkelijk beschikbaar zijn (en niet alleen om af en toe een vraagje te beantwoorden) zodat uw accountant ook door kan werken in een relatief kort tijdsbestek. Zorg dat er een duidelijke roadmap is van de jaarlijkse cyclus. Niet zelden verstoren de losse eindjes aan het eind van de controle danig de goed (?) geplande controle: neem uitdrukkelijk de terugkoppelmomenten en eindbesprekingen mee in de planning.

3 Controle-aanpak

De controle-aanpak die de accountant ontwerpt is wel zijn verantwoordelijkheid, maar het is geen geheim. (Ook al zijn er in zijn processtappen selecties en momenten bij die hij graag zelf en soms bij verrassing bepaalt; dat hoort bij zijn beroep). Omdat de controle-aanpak niet geheim is doet u er goed aan om die dan ook uitvoerig samen met de accountant aan het begin van de controle te bespreken; de zogenaamde pre-audit meeting. Waarom controleert de accountant zoals hij zegt? Zijn er logischere oplossingen? Snellere methoden? Mogelijk mist uw accountant wel maatregelen die u zelf al uitvoert en die hij prima kan gebruiken! Leg het voor en optimaliseer zo in samenwerking zijn controle-aanpak.

4 Prepared by client

Een jaarlijks terugkerend fenomeen is de oplevering. Vaak wordt dit de PBC, of wel de ‘prepared by client’ genoemd. Een lijst met op te leveren stukken. Wees bij ontvangst zo slim om even de tijd te nemen. Begrijpt u wat wordt gevraagd, is wel duidelijk waar de accountant naar op zoek is? Weet de accountant van sommige documenten dat het veel werk is ze op te leveren? Kortom: bespreek en kijk naar mogelijke alternatieven.

5 Evalueer

De stap die nogal eens wordt overgeslagen, maar van groot belang kan zijn: hoe is de accountantscontrole verlopen? Wat kon beter, wat was inefficiënt? Heeft de accountant een tevreden gevoel of is hij al trekkend en duwend gekomen tot zijn oordeel… allemaal elementen die het mogelijk maken om het jaar t+1 flink beter te doen.

6 Kosten

Accountantscontroles zijn niet de goedkoopste diensten voor u. Door hun aard zal dat ook altijd wel zo blijven. Dat neemt niet weg dat in een goed en regelmatig gesprek over de gefactureerde bedragen, over de met de kosten samenhangende oplevering en over de werkwijze van uw accountant veel is uit te wisselen.

Tot slot: toegevoegde waarde

Ik kwam eens bij een hosting provider op bezoek die mij vol trots vertelde dat hun controle-fee heel laag was. En toegegeven, ik was dat met de controller eens. Maar in datzelfde gesprek gaf hij ook aan dat hij wel erg weinig “had” aan zijn big-4 accountant…. Hij zag ze eigenlijk amper. Tja… Het is maar net wat je wilt bereiken. Wil je alleen maar een controle-verklaring? Of wil je juist dat luisterend oor van een specialist. Toegevoegde waarde is moeilijk meetbaar, maar het begint wel bij gunnen. U gunt uw bedrijf toch het beste? Door bovenstaande tips te implementeren verzeker ik u dat u veel waar voor uw dure geld krijgt! Gegarandeerd.

Leave a Reply